Haaste
Strategian tekeminen vaatii paljon aikaa ja resursseja ja saattaa venyä pitkäksi prosessiksi monessa järjestössä. Tämä pelko vallitsi myös Kukunorissa. Haimme vastauksia kysymykseen, miten saataisiin strategia kasaan osallistavasti mutta resurssitehokkaasti?
Ratkaisu
Googlen Design Sprint tarjosi valmiin rakenteen tuottaa tehokkaasti ja osallistavasti palveluita vain viidessä päivässä. Kukunori päätti kokeilla ja soveltaa Googlen valmiina tarjoamaa perusrakennetta oman strategiansa ensimmäisen luonnosversion tuottamiseksi.
Valmistelu
Sprintin valmistelu aloitettiin hyvissä ajoin. Kalenterivaraukset tuli tehdä ajoissa. Koska kaikki Kukunorin henkilöstön ja hallituksen jäsenet sekä jäsenjärjestöjen edustajat eivät pääsisi sprinttiin paikalle, päätettiin heiltä kerätä tietoa kolmeen oleelliseen sprinttikysymykseen jo etukäteen Webpropol-kyselyn avulla. Lisäksi sprinttiviikkoa varten muodostettiin suljettu Facebook-ryhmä, jonka kautta sprinttiin pääsisi osallistumaan myös joustavasti omien aikataulujen mukaisesti. Sprinttiviikkoa varten tilattiin myös lounaat joka päiväksi, valmisteltiin kahvittelutarvikkeet ja ostettiin materiaaleja luovaa ideointia varten (värillisiä papereita ja pahveja, erivärisiä kyniä, post it-lappuja, liitutaulukangasta ja liitutaulutusseja, muovailuvahaa, legoja, erilaisia tarroja).
Sprinttiviikkoa varten pohdittiin etukäteen johdon kanssa, mitkä teemat olisivat tärkeimpiä strategian kannalta. Näiden keskustelujen pohjalta tilattiin ensimmäiseen sprinttipäivään alustuspuheenvuorojen pitäjät, jotka ohjeistettiin valmistamaan 15 minuutin puheenvuorot yhdessä sovituista aihepiireistä. Valmistelussa sovellettiin Googlen Design Sprint Brief -pohjaa.
Sprintti-viikko
Sprinttiviikko seurasi Googlen esimerkkiä. Sprintti kesti maanantaista perjantaihin, joka päivä klo 10–15.
Viikko alkoi kysymyspäivällä, jossa kuunneltiin alustajien puheenvuoroja strategian kannalta tärkeimmistä, Kukunorin johdon identifioimista, teemoista. Puheenvuorojen aikana osallistujat kirjasivat yhteisen pöydän äärellä pöydällä olevalle liitutaulukankaalle “miten voisimme..?” -alkuisia kysymyksiä. Kysymysten määrää ei rajoitettu, niitä kannustettiin kirjaamaan mahdollisimman paljon.
Päivän lopuksi kysymykset luettiin ääneen ja jokainen osallistuja merkitsi liinaan itselle tärkeimmät kolme kysymystä. Ensimmäisenä päivänä lanseerattiin myös kysymys siitä, mihin viikon aikana rakentuvaa strategiaprotoa voisi mennä perjantain testipäivänä testaamaan.
Toisena päivänä haettiin ratkaisuja. Ratkaisupäivä alkoi edellisen päivän kysymyksiä yhdessä reflektoiden, jonka jälkeen ruvettiin hakemaan netistä yksilötyönä näihin jo olemassa olevia ratkaisuja. Ratkaisut esiteltiin muille ja jokainen muodosti niistä Kukunorille strategisia mahdollisuuksia. Ratkaisupäivän lopuksi jokainen osallistuja rakensi, piirsi tai valokuvasi oman luonnoksensa Kukunorin strategiasta, jonka hän esitteli muille viidessä minuutissa. Luonnoksissa ei saanut käyttää kirjoitettuja sanoja -runoja, lauluja ja kirjaintarroja sai hyödyntää vapaasti!
Kolmas, kiteytyspäivä, alkoi edellisen päivän strategialuonnosten esittelyllä. Jokainen osallistuja sai antaa äänensä viidelle tärkeimmälle strategialuonnoselementeille. Esittelyn aikana elementit kirjattiin post it-lapuille, jotka kategorisoitiin yhdessä. Päivä päättyi päätösmatriisiin. Päätösmatriisiin valittiin ensin yhteisesti kaksi strategista kriteeriä, joita vastaan strategiaa peilattaisiin. Kukunorille nämä olivat “propellipäisyys” ja “yhdessä tekemisen meininki”. Ääniä saaneet strategialuonnoselementit aseteltiin yhdessä matriisiin ja lisäksi jokainen lisäsi strategialuonnoksista tärkeimmän visuaalisen elementin mukaan yhteiseen, jälleen liitutaulukankaalle piirrettyyn, päätösmatriisiin.
Neljäs työpäivä, eli protopäivä, alkoi tarinaseinällä. Fasilitaattori piirsi ryhmän keskustelun pohjalta tarinamuotoon päätösmatriisista löytyneet elementit, jotka muodostaisivat yhteisen strategiaproton. Lopulta strategiaproto luotiin näytelmän muotoon, joka heijasti viikon aikana moneen otteeseen esiin tullutta Kukunorin strategian tärkeää elementtiä: toiminnallisuutta, propellipäisyyttä ja mielekkään yhdessä tekemisen meininkiä. Näytelmä videokuvattiin ja lopuksi luotiin yhdessä strategiaproton tekstit. Strategiaproto editoitiin saman päivän aikana, jotta se olisi testipäivänä valmiina. Lisäksi loimme yhdessä testikysymykset seuraavalle päivälle ja varmistimme paikat, johon menisimme protoa testauttamaan.
Viides sprinttipäivä, eli testipäivä, alkoi yhteisellä kokoontumisella, jossa kävimme läpi testikysymykset ja paikat sekä päivän aikataulun. Testikysymysten vastausten keräämiseen laadittiin yhteinen Google Drive -dokumentti, jotta kaikki ajatukset tulisivat kirjattua samaan paikkaan. Ryhmä jalkaantui aamupäivällä kuuteen testipaikkaan strategialuonnoksen ja siihen liittyvien testikysymysten kanssa. Kukunorin tapauksessa testipaikoiksi valikoituivat jäsenjärjestöt, jotka edustivat laajasti Kukunorin asiakaskuntaa. Päivän päätteeksi tultiin vielä yhteen testitulosten kanssa, joista muodostettiin yhteisiä johtopäätöksiä, siitä miten strategialuonnoksen kanssa tulisi seuraavaksi edetä.
Strategiasprintin jälkeen
Jälkityöt
Kukunorin sprinttiviikon aikana luotiin luonnos strategiasta, joka jatkotyöstettiin sprinttiviikon jälkeen dokumenttimuotoon. Lisäksi strategiasta tuotetaan visuaalinen muoto, joka heijastaa strategiaviikolla esiin tulleita muotoelementtejä.
Arviointi
Sprinttiä arvioitiin koko viikon ajan. Jokaisen sprinttipäivän lopuksi osallistujille lähetettiin slujetussa sprintin Facebook-ryhmässä kysymys siitä, mikä päivän aikana oli hyvää, mitä tulisi muuttaa ja mitä poistaa.
Loppukaneetti
Sprintti toimi hyvin rakenteena -ihmiset olivat innoissaan ja hyvin mukana koko viikon ajan. Sprintti itsessään toi hyvää mieltä, lisäksi sieltä saatiin ulos strategian luonnos, eli viikon tavoite toteutui. Strategian muutoslogiikkaa piti vielä hioa viikon jälkeen, mutta kaikki siihen tarvittavat elementit löytyivät hyvin viikon antimista. Kannattaa kokeilla!
