Nykytilanne siirtää paljon työtehtäviä etätöiksi. Kaikkia töitä ei ole mahdollista tehdä etänä, mutta järjestötyössä on monenlaisia, esimerkiksi suunnitteluun liittyviä tehtäviä joita on mahdollista tehdä kotoa käsin. Etänä hoituvat myös palaverit ja ideoinnit, sekä vaikka yhteiset kahvittelut työpäivän aikana. Digitaalisia alustoja ja välineitä on olemassa valtavia määriä! Kokosin tähän kirjoitukseen Kukunorin Propellipäät-tiimin hyväksi havaitsemia ja melkein päivittäin käyttämiä työkaluja. Näitä kaikkia voi käyttää ilmaiseksi, osassa saa maksua vastaan lisäominaisuuksia. Esittelen ensin muutamia työkaluja käytettäväksi työkavereiden kanssa, loppupuolella pohdin miten kohderyhmien kanssa tehtävää työtä voisi siirtää verkkoon.
Dokumentit ja presentaatiot
Googlen tuoteperheessä on paljon käteviä ja maksuttomia tuotteita. Docs antaa mahdollisuuden dokumenttien kirjoittamiseen ja jakamiseen, ja sen mainio ominaisuus on yhteiskirjoittaminen. Eli useampi ihminen voi työstää samaa dokumenttia samaan aikaan paikasta riippumatta. Muutokset näkyvät muille käyttäjille reaaliaikaisesti. Me käytimme tätä esimerkiksi hankkeen väliraportin työstämiseen!
Samalla tavalla toimii Googlen presentaatiotyökalu Slides. Sillä voi valmistaa presentaatioita samanaikaisesti yhdessä muiden kanssa.
Yhdessä tekeminen
Projektinhallintaan ja sisäiseen viestintään on kehitetty monenlaisia työkaluja. Perinteisen sähköpostin ja puhelimella soittamisen lisäksi me käytämme Slack-alustaa. Se on kätevä työkalu jossa keskusteluja voi jakaa erilaisille alakanaville tai käydä yhteisesti. Slackissa voi lähettää liitetiedostoja ja yksityisviestejä. Me lähetämme toisillemme sähköpostia todella harvoin, on kätevää kun arkinen viestiminen hoituu ripeästi chattaamalla. Slackista on saatavilla hyvä mobiilisovellus, ja sovelluksen lataaminen tietokoneelle mahdollistaa myös videopuhelut!
Slack sopii myös muuhun käyttöön kuin vain oman organisaation sisäiseen viestintään. Pokka-arviointityökalua on työstetty yhdessä ohjelmistotalo Verticsin kanssa, ja tässäkin työskentelyssä alustamme on ollut Slack.
Me käytämme Kukunorissa Slackkia myös Citizen Think Tankin eli CTT:n digitaalisen yhteiskehittämisen alustana. CTT:ssa keskusteluja fasilitoidaan, ja siellä järjestetään järjestetään viikottaisia chat- ja videotapaamisia.
Slackissa toimii myös digitaalinen Kulttuuripaja Stage. Stage on virtuaalinen kulttuuripaja, yhteisö, työhuone ja kohtaamispaikka. Siellä voi hioa ja sparrata esimerkisi omia biisejä, musiikillisia ideoita, sanoituksia, kirjoituksia ja valokuvia tai vaan chattailla toisten kanssa milloin mistäkin. Stagessa on sekä päivittäisiä ryhmätapaamisia että mahdollisuus kahdenvälisiin viesteihin.
Videotapaamiset
Me Propelleissa olemme tykänneet sisäisissä palavereissa kovasti Googlen Hangoutista. Se on Googlen tuoteperheeseen kuuluva videopuhelujen työkalu, jossa voidaan käydä videoneuvotteluja useamman ihmisen kesken. Pokkatiimissa olemme pitäneet usein Outin kanssa hangouttia auki taustalla niin että kamerat on suljettu, mutta puhe kuuluu. Tällä tavalla keskustellen on kätevää työstää esimerkiksi noita aiemmin mainittuja Googlen dokumentteja. Hangouttiin on olemassa myös kätevä mobiilisovellus, jolloin osallistuminen onnistuu ilman tietokonettakin.
Toinen videopalaverisofta josta olemme tykänneet on Zoom. Propellipäiden digitaaliset kahvitauot järjestetään sen avulla. On ollut kätevää kun osanottajille on voinut lähettää linkin, jota klikkaamalla kaikki pääsevät mukaan tapaamiseen. Zoomin maksullinen versio mahdollistaa myös nauhoittamisen, joten esimerkiksi alustuksia ja luentoja on ollut kätevää jakaa vaikkapa Youtubeen.
Miten työskennellä kohderyhmien kanssa etänä?
Nyt kun lähikontakteja täytyy välttää, joudutaan monessa järjestössä pohtimaan miten toimintaa voisi toteuttaa etänä. Tämä ei ole helppo kysymys eikä siihen ole yksinkertaisia ratkaisuja, toimintamuodot ovat niin moninaiset. Monenlaisia toimintoja on kuitenkin mahdollista toteuttaa etänä. Propellipäät kannustaa kokeilemaan rohkeasti uusia toimintatapoja!
Yksi nopea ja helppo ja vähän teknistä osaamista ja laitteistoa vaativa asia on WhatsApp-ryhmän perustaminen ja keskustelujen fasilitoiminen siellä.
Yllä mainitut videotyökalut sopivat myös keskustelutapaamiseen. Voisiko koulutuksia toteuttaa niinikään videopuheluna? Entä voisiko esimerkiksi luovan kirjoittamisen ryhmä jatkaa työskentelyä vaikkapa Google Docsissa, jossa osallistujat voivat antaa palautetta toistensa teksteistä?
Tukiliitto reagoi nopeasti ja järjesti chat-ryhmäkeskustelun!
Jatketaan keskustelua!
Etätyön digivälineistä on keskusteltu paljon mm. Facebook-ryhmässä Uteliaiden kehittäjien vertaisverkosto. Tule mukaan jakamaan ajatuksia ja kuulemaan muiden hyvistä käytännöistä!
Propellipäät tarjoavat tukea uusien välineiden käyttöönottoon. Muutosmuotoilupäällikkö Milla Mäkinen (milla.makinen@kukunori.fi) ja hankepäällikkö Markus Vähälä (markus.vahala@kukunori.fi) ovat apunasi. Laita viestiä!
Minkälaisia hyviä käytäntöjä sinun organisaatiossasi on? Mikä on sinun suosikkialustasi digitaaliseen työskentelyyn?
Blogin kirjoittaja Raisa Omaheimo on Propellipäiden palvelumuotoilupäällikkö.
